Bendroji adresų knyga
Bendroji adresų knyga
Bendroji adresų knyga yra bendradarbiavimo priemonė. Tokios priemonės principas ir pranašumas yra tai, kad būtų galima dalytis kiekvienos įmonės nario turima informacija. Kontaktai yra bendrinami ir daugelis procesų yra optimizuoti.
Kodėl verta bendrinti adresų knygą?
Jūsų darbuotojai privalo reguliariai susisiekti su jūsų įmonės klientais ir tiekėjais, o ši informacija saugoma jūsų privačioje adresų knygoje?
- Vardai, el. Pašto adresai, telefono numeriai, galite pasirinkti, kokią informaciją norite bendrinti ir ką norite išsaugoti privačiai.
Kaip veikia bendrinama adresų knyga?
Jei naudojate bendradarbiavimo priemonę, pvz., „EGroupWare“ arba „Open Xchange“, kiekvienas vartotojas turi prisijungti, kad galėtų pasiekti bendrąją adresų knygą. Kaip verslininkas, galite valdyti naudotojų sąskaitas, suteikdami prieigą prie skirtingų parinkčių, priklausomai nuo skirtingų profilių (tik skaitymo parinktis / kontaktų pridėjimas ar ištrynimas).
- Namuose kiekvienas vartotojas turi įrašą su savo adresų knygele, prieinamu visiems, jis gali jį pakeisti ir papildyti. Kaip administratorius galite pridėti arba ištrinti įrašus bendrai naudojamoje adresų knygoje.
- Norėdami sutaupyti laiko kuriant bendrąją adresų knygą, galima importuoti jau egzistuojančią adresų knygą.
- Kai kurios adresų knygos yra susietos su pranešimų sistema, o tai padidins sistemos efektyvumą.
Suderinamumo apribojimai
Jei kai kurie jūsų kolegos naudojasi skirtingomis el. Pašto programinės įrangos programomis („Thunderbird“, „Outlook“ ir kt.), Bendravimas jūsų kontaktų knygoje gali būti varginantis. Šiuo atveju galite naudotis grupės programine įranga.
Bendrinkite adresų knygą „Outlook“
- „Outlook“ viešajame aplanke sukurkite naują aplanką „bendrinti kontaktai“
- Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanką „bendrinti kontaktai“ / ypatybės / „prieigos leidimas“, pasirinkite žmones, su kuriais norite bendrinti adresų knygą / taikyti
- Nukopijuokite asmeninę adresų knygą į viešąjį aplanką / bendrinamus kontaktus
- Įterpkite adresus, kuriuose norite bendrinti aplanką „bendrai naudojami kontaktai“.
- Pakeiskite prieigos prie „bendrai naudojamų kontaktų“ aplanko teises
- Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bendrąjį kontaktą / Ypatybės /
- „Outlook adresų knyga“ / Pažymėkite parinktį „Rodyti šį aplanką kaip el. Pašto adresų knygą“
- „Leidimas prieigai / lygių pasirinkimas skirtingiems vartotojams / Taikyti
- Naudojant šį bendrinimo būdą bus matomi tik kontaktai aplanke Bendrinti kontaktai.
Adresų knygos bendrinimas su bendromis programomis
Grupinės programinės įrangos ar bendradarbiavimo programinė įranga leidžia jūsų darbuotojams net nuotoliniu būdu dirbti su tomis pačiomis programomis iš savo kompiuterio per interneto ryšį.
Rinkoje yra keletas „grupinių programų“ sprendimų:
- „GroupWare“
- OpenGroupware
- Serveris Atidaryti Xchange
- QSMS
- TlementWeb
- Zimbra
Šie grupinių programų sprendimai viršija bendrai naudojamų adresų knygos funkcijas. Bendradarbiavimo programinė įranga leidžia valdyti kontaktus, bet taip pat ir susitikimus, projektus, komandas ir tt